Acuerdo 154 - Expídese el Instructivo de Procesos de la Secretaría General
| Número de Boletín | 845 |
| Sección | Acuerdos |
| Emisor | Ministerio del Ambiente |
| Fecha de la disposición | 19 de Octubre de 2012 |
EL MINISTERIO DEL AMBIENTE
Considerando:
Que, el numeral 1 del artículo 154 de la Constitución de la República del Ecuador en concordancia con el artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva, faculta a las ministras y ministros de Estado, expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requieran para su gestión;
Que, el Manual de Procedimientos para el Manejo Documental del Ministerio del Ambiente contenido en el Acuerdo Ministerial No. 173 de fecha 5 de octubre de 2011 y publicado en el Registro Oficial No 324 el 17 de agosto de 2012, establece las políticas para el Manejo Documental;
Que, es necesario establecer la estandarización de los procesos y procedimientos del área de gestión documental de planta central y a nivel nacional;
Que, es imprescindible un Instructivo donde se determinen las funciones que le compete a la Secretaría General;
Que, es necesario establecer responsables a cada proceso, a fin de que se normalicen las tareas usuales que ejecutan en sus funciones habituales en base a tiempos establecidos, mejorando el servicio de atención al usuario;
Que, mediante Acuerdo Ministerial No. 025 del Ministerio del Ambiente, suscrito el 15 de marzo de 2012, se expide la Codificación del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio del Ambiente;
Que, mediante Acuerdo Ministerial No. 135 del Ministerio del Ambiente, suscrito el 25 de septiembre, la Ministra delega las funciones de Ministra de Estado a la Viceministra del Ambiente;
En uso de las facultades y atribuciones que confiere el Art. 154 de la Constitución de la República del Ecuador y el Art. 17 del Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva;
Acuerda:
EXPEDIR EL INSTRUCTIVO DE PROCESOS DE SECRETARIA GENERAL DEL MINISTERIO DEL
AMBIENTE
GENERALIDADES
Art.1.- OBJETIVOS
Incrementar y fomentar la aplicación de un sistema integral de digitalización de documentos y la sistematización del proceso de custodia del archivo institucional con el fin de mejorar el manejo de los procesos a cargo de la Secretaría.
Organizar y mejorar la gestión del archivo central de la institución, así como llevar la administración documentaria de cada una de las áreas correspondientes de la Institución, mediante la estandarización de los procesos a nivel nacional.
Detallar los procesos que se llevan en la Secretaría General en base a los lineamientos contenidos en el Manual de Procedimientos para el Manejo Documental del Ministerio del Ambiente, establecido en el Acuerdo Ministerial No. 173 suscrito el 5 de octubre del 2011
Son funciones de la Secretaría General las señaladas en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio del Ambiente, expedido mediante Acuerdo Ministerial No. 025 de fecha 15 de marzo de 2012, así también las que se detallan a continuación:
Dirigir las actividades de correspondencia y archivo a nivel institucional, que permitan la Planificación, Organización, Control, Supervisión y Coordinación con las demás unidades administrativas de la Institución.
Asignar funciones al personal que integra el área de Secretaría General en Planta Central y las Unidades de Manejo Documental a Nivel Nacional.
Supervisar el cumplimiento del sistema de administración documental y archivos.
Receptar, ingresar, procesar y distribuir la documentación y correspondencia oficial, corriente y especial, que llega a Planta Central del Ministerio del Ambiente.
Receptar, clasificar, organizar, distribuir y enviar correspondencia oficial de entrega normal o urgente
Administrar y llevar el control del registro, publicación, distribución y custodia de la respectiva documentación.
Depurar continuamente la documentación contenida en sus archivos.
Actualizar el Inventario de los archivos de cada unidad administrativa.
DE LOS PROCESOS
La Unidad de Recepción de Documentos de la Secretaría General es la única responsable en recibir y custodiar la documentación oficial a través de los respectivos módulos...
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